Warum die Nebenkostenabrechnung so wichtig ist
Für viele private Vermieter ist die Nebenkostenabrechnung ein lästiges Pflichtprogramm. Doch sie ist rechtlich hoch sensibel: Schon kleine Formfehler oder verspätete Zustellung können dazu führen, dass Nachforderungen unwirksam sind. Beispiel: Ein Vermieter in Frankfurt, der seine Abrechnung 2023 erst 14 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums verschickt, verliert automatisch sein Recht auf Nachzahlungen – auch wenn die Zahlen korrekt wären. Kurz gesagt: Die Nebenkostenabrechnung ist kein „Nebenkriegsschauplatz", sondern zentral für die Wirtschaftlichkeit einer Vermietung.
Umlagefähig oder nicht?
Viele Fehler entstehen, weil Vermieter Positionen abrechnen, die gar nicht umlagefähig sind. Umlagefähig sind laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) z. B. Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr, Hausmeister oder Grundsteuer. Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen.
💡 Praxistipp
Erstellen Sie Abrechnungen am besten in einem Standardformat und legen Sie Belege digital ab. So können Sie bei Nachfragen schnell reagieren.
Fristen im Blick behalten
Nach § 556 Abs. 3 BGB gilt: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein. Für Abrechnungszeitraum 2023 bedeutet das: Spätestens am 31.12.2024 muss die Abrechnung zugegangen sein. Versäumt der Vermieter diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen.
📌 Beispiel aus der Rechtsprechung
BGH, Urteil vom 09.03.2005 – VIII ZR 57/04: Verspätete Abrechnung = Vermieter verliert Anspruch auf Nachzahlungen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Mieter müssen jede Position der Abrechnung nachvollziehen können. Dazu gehören eine Aufstellung der Gesamtkosten, die Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche oder Verbrauch) und die konkrete Berechnung des Mieteranteils. Viele private Vermieter vergessen, die Belege geordnet beizulegen oder auf Nachfrage bereitzuhalten. Ein Vermieter in Stuttgart berichtete, dass sein Mieter erfolgreich die Nachzahlung verweigerte, weil er keine Heizkostenbelege sehen konnte – obwohl die Beträge an sich korrekt waren.
Checkliste: Nebenkostenabrechnung erstellen
- Abrechnungszeitraum festgelegt (max. 12 Monate)
- Alle umlagefähigen Kosten gesammelt
- Verteilerschlüssel definiert
- Gesamtkosten und Mieteranteil berechnet
- Abrechnung fristgerecht versendet
- Belege für Mieter zugänglich gemacht
Fazit
Eine saubere, transparente Nebenkostenabrechnung ist mehr als lästige Büroarbeit. Sie entscheidet über den finanziellen Erfolg der Vermietung und kann im Streitfall schnell teuer werden. Wer die Fristen kennt, Belege ordentlich dokumentiert und nur umlagefähige Posten abrechnet, erspart sich Konflikte mit den Mietern – und oft auch den Weg zum Anwalt.