Por Qué los Estados de Costos de Servicios Son Tan Importantes
Para muchos propietarios privados, los estados de costos de servicios son una tarea obligatoria tediosa. Pero son legalmente muy sensibles: incluso pequeños errores formales o entrega tardía pueden hacer que los reclamos adicionales sean inválidos. Ejemplo: Un propietario en Frankfurt que envió su estado de 2023 solo 14 meses después del final del período de facturación pierde automáticamente su derecho a pagos adicionales – incluso si las cifras fueran correctas. En resumen: los estados de costos de servicios no son un "campo de batalla secundario", sino centrales para la rentabilidad de un alquiler.
¿Elegible o No?
Muchos errores ocurren porque los propietarios cobran elementos que no son elegibles en absoluto. Según la Ordenanza de Costos Operativos (BetrKV), los costos elegibles incluyen calefacción, agua caliente, recolección de basura, conserje o impuesto a la propiedad. Los costos no elegibles, sin embargo, incluyen costos administrativos o reservas de mantenimiento.
💡 Consejo Práctico
Es mejor crear estados en un formato estándar y almacenar recibos digitalmente. De esta manera puedes responder rápidamente a consultas.
Mantener los Plazos en Mente
Según § 556 párr. 3 BGB: El estado de costos de servicios debe llegar al inquilino a más tardar 12 meses después del final del período de facturación. Para el período de facturación 2023, esto significa: El estado debe haberse recibido antes del 31 de diciembre de 2024. Si el propietario pierde este plazo, los reclamos adicionales están excluidos.
📌 Ejemplo de Precedente Legal
Tribunal Federal de Justicia, sentencia del 9 de marzo de 2005 – VIII ZR 57/04: Estado tardío = propietario pierde reclamo a pagos adicionales.
Transparencia y Comprensibilidad
Los inquilinos deben poder entender cada elemento en el estado. Esto incluye un desglose de costos totales, claves de distribución (ej., por área de piso o consumo), y el cálculo específico de la parte del inquilino. Muchos propietarios privados olvidan adjuntar recibos de manera organizada o ponerlos a disposición bajo solicitud. Un propietario en Stuttgart reportó que su inquilino rechazó exitosamente el pago adicional porque no pudo ver los recibos de costos de calefacción – aunque las cantidades eran correctas.
Lista de Verificación: Creando Estados de Costos de Servicios
- Período de facturación definido (máx. 12 meses)
- Todos los costos elegibles recolectados
- Clave de distribución definida
- Costos totales y parte del inquilino calculados
- Estado enviado a tiempo
- Recibos hechos accesibles a inquilinos
Conclusión
Un estado de costos de servicios limpio y transparente es más que papeleo tedioso. Determina el éxito financiero del alquiler y puede volverse rápidamente costoso en caso de disputas. Aquellos que conocen los plazos, documentan recibos apropiadamente y solo cobran elementos elegibles evitan conflictos con inquilinos – y a menudo el viaje al abogado.